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公文写作格式

    公文写作格式主要介绍党政机关、人民团体和企事业单位公文写作的具体规范和制度。在科学技术突飞猛进,经济竞争日趋激烈,人类社会快步走向信息时代的今天,公文在处理公务沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用,它也正在从旧模式中解放出来,逐步走向科学化、规范化、制度化。
   公文写作格式要求
    一、公文排版及印刷
    1、排版规格
    正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。
    2、制版要求
    版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
    3、印刷要求
    双面印刷,页码套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
    二、公文主题格式要求
    1、公文标题
    红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
    2、主送机关
    标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
    3、公文正文
    主送机关名称下l行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。
    4、公文附件
    公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识附件,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号。
    附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识附件,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
    5、成文日期
    用汉字将年、月、日标全;零写为O;成文日期的标识位置见8.2.6。
    6、公文生效标识
    公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况,一种是单一发文机关如何标识公文生效标识,另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
    三、公文表格规范
    公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
    公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可放分送,不放页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。
    公文写作流程分享
    一、明确主旨
    任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即发文的主题与目的,包括以下几项内容:
    1、文件中心内容
    比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样?存在哪些问题,解决方式、需协助事项;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等。
    2、确定文种类型
    比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带规定 性质的通知等。
    3、确定发送范围对象
    比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达。
    4、明确发文要求
    例如,是要求对方了解,还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、研究参考、征求意见等。
    二、收集资料,调查研究
    发文的目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如,拟写一份简短的通知、公告,一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。
    但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
    三、结构安排
    在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。
    四、书写正文
    结构安排好后,要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文。正文书写时要注意一下要点:
    1、观点明确
    在写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可、词不达意,似是而非。如果观点不明,令人不知所云。有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞、缺乏依据,不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图 。
    2、语句简练
    拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。
    五、修改完善
    初稿写出后,要认真进行修改。写文章,需要下功夫。自古以来,好文章都要经过反复修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。而对于文章的主题、观点、材料、结构、语言的精炼等要进行认真的确认、修改。修改工作时一定要做到认真仔细,不放过任何一个漏洞。

 
 
 
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本文摘自《皮克斯总动员》 大卫·A·普莱斯 著 中国人民大学出版社
 
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